Tüm Detayları ile e-Arşiv Fatura Nedir? Nasıl Doldurulur? e-Arşiv Fatura ve e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Özellikle son yıllarda tüm dünyada olduğu gibi ülkemizde de yaygınlaşan E- arşiv fatura, hem mükellefleri, hem mali müşavirleri hem de maliye ve tüm vergi departmanlarının işlerini kolaylaştırarak daha hızlı, kesin ve ileri düzeyde sonuçlar alınmasını sağlayan bu sistemi gelin hep birlikte inceleyelim.

E-Arşiv Fatura Nedir

Öncelikle e-Arşiv’in; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulama olduğunu ve e-Arşiv’in de bu uygulamanın bağlı olduğu sistemin bir elektronik fatura türü olduğunu belirtmeliyiz.

İlgili: Becommer Amerika Şirket Kuruluşu Hizmetleri 

İlgili: Becommer İngiltere Şirket Kurulum Hizmetleri 

Ülkemizde, elektronik fatura (e-Fatura) kullanımına ilişkin usul ve esaslar ilk kez 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğiyle yürürlüğe girmiş olup daha sonra 416, 421 ve 434 nolu tebliğlerle Elektronik Defter ve Elektronik Fatura uygulamalarına ilişkin güncellemeler yapılarak, e-Defter ve e-Fatura kullanma zorunluluğu getirilen mükellefler belirlenmiştir. 454 nolu VUK tebliğ ile 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükelleflere ilave olarak elektronik defter tutma ve elektronik fatura (e-fatura) uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükelleflerin kapsamının genişletilmesi ve ihracat işlemlerinde e-Fatura uygulamasına ilişkin usul ve esaslar yeniden belirlenmiştir. 433 nolu VUK genel tebliğle de Vergi Usul Kanunu uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân tanıyan e-Arşiv Uygulamasına ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir.

Bilindiği üzere 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 229 uncu maddesinde; fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesika olarak tanımlanmış, 230 uncu maddesinde ise faturanın şekli belirtilerek içermesi gereken asgari bilgiler sayılmıştır. Kanunun 231 inci maddesinde de fatura düzenlenmesinde uyulacak usullere, 232 nci maddesinde ise fatura kullanma mecburiyetine ilişkin esaslara yer verilmiştir. Buna göre fatura, emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından alıcıya verilmek üzere kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) alıcıya verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında 213 sayılı VUK’ nun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir.

Vergi Usul Kanunu’nun Mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı fıkrasında ise Maliye Bakanlığına verilen yetkide faturanın, elektronik belge olarak düzenlenmesi, müşteriye elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin düzenleme yer almaktadır. Bu nedenle gerek 397 nolu tebliğde düzenlenen e-Fatura, gerekse 433 nolu tebliğde yer alan e-arşiv fatura yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

İlgili: Becommer Amazon Hesap Açma Hizmetleri 

İlgili: Becommer Amazon Hesap Yönetim Hizmetleri 

İlgili: Becommer Amazon Danışmanlık Hizmetleri 

İlgili: Becommer PPC Reklam Kurulum Hizmetleri 

e- Arşiv Fatura, Vergi Usul Kanunu uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın, 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân sağlayan uygulamadır. Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. e-Arşiv Faturasında e-Fatura Uygulaması’na kayıtlı mükellefler için oluşturulan faturalar dışındaki tüm faturalar, e-Arşiv Faturası olarak isimlendirilmektedir.

e-Arşiv Fatura uygulamasında, e-Fatura uygulamasından farklı olarak, oluşturulan faturalar, GİB üzerinden alıcısına ulaştırılmamaktadır.

• e-Arşiv Faturaları, uygun koşullar dâhilinde elektronik ortamda gönderebileceği gibi kâğıt olarak da teslim edilebilmektedir.
• e-Arşiv fatura uygulaması kapsamında oluşturulan faturaların alıcısına gönderilen kopyası dışında diğer kopyası elektronik mali mühür ve zaman damgası ile imzalanarak elektronik ortamda arşive alınmaktadır.
• e-Arşiv fatura uygulaması kapsamında oluşturulan faturalar, bir sonraki ayın 1. İle 15. günü arasında oluşturulacak e-Arşiv raporu ile GİB ‘e bildirilmek zorundadır.
• e-Arşiv raporu içerisinde, faturaların başlık bilgileri ile dönem içerisinde iptal edilmiş faturalara yer verilmektedir.
• e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında düzenlenen belgelerde, 433 nolu tebliğ ile getirilen düzenlemeler dışında başta Vergi Usul Kanunu olmak üzere, diğer vergi kanunları ve ilgili düzenlemelerde yer alan sürelere ve belirlenen usul ve esaslara uygun biçimde oluşturulması gerekmektedir.
• e-Arşiv Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler irsaliyeli fatura düzenleyemezler.
• e-Arşiv Fatura uygulamasından faydalanan mükellefler, oluşturdukları ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kâğıt nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dâhilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.

İlgili: Becommer PPC Reklam Yönetimi

İlgili: Becommer Amazon Ürün Listeleme Hizmetleri

e-Arşiv Fatura Kullanıcısı Olma Zorunluluğu var mıdır?

2022 yılı itibariyle ise; e-Arşiv zorunluluğu Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallara ve bulunduğunuz sektöre göre değişiklik gösterir. GİB’in yayınladığı tebliğe göre;

• 2020 ve 2021 yılında cirosu 4 milyon TL ve üzeri olan firmaların 1 Temmuz 2022’e kadar e-fatura ve e-arşive geçmeleri zorunludur.
• 2020 ve 2021 yılı cirosu 4 milyon TL ve üzeri olan ve 1 Temmuz 2022’de e-fatura ve e-arşive geçen firmalar için ise 1 Ocak 2023 tarihine kadar e-defter uygulamasına geçmek zorunludur.
• e-Fatura ve e-arşiv sistemine gönüllü olarak geçen firmaların belirtilen limitleri aşmadan e-defter uygulamasına geçmesine gerek yoktur.
• Aynı gün içinde vergi mükellefi olmayana düzenlenen faturaların toplam tutarı 5 bin TL’yi geçiyorsa, bu faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekir.
• Aynı gün içinde vergi mükellefi olana düzenlenen faturaların toplam tutarı vergi dahil 2000 TL’yi geçiyorsa, bu faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekir.
• GİB Portal üzerinden e-arşiv fatura kesecek iseniz, şuna da dikkat etmenizde fayda var: Gün içerisinde birçok kez aynı firmaya fatura kesiliyorsa bile, GİB Portal toplam fatura tutarını esas almaktadır.

Örneğin, birini 1.000 TL değerinde, diğerini ise 1.500 TL değerinde keseceğiniz faturalarınız için, ilk faturanızı iptal edip sonra toplam 2.500 TL değerinde bir e-arşiv fatura kesmeniz gerekir. Tahmin edersiniz ki bu durum, aynı müşteriye rutin bir şekilde fatura kesen firmalar için takibi zor bir süreç yaratır. Bu noktada en doğru adım, firmanın e-faturaya geçmesidir.

Yukarıdaki maddeler doğrultusunda zorunluluğunuz olmasa da e-arşiv kullanarak fatura kesim masraflarınızı %80’e kadar azaltabilirsiniz.

e-Arşiv Fatura Başvuru ve Kullanım Yöntemleri Nelerdir?

Uygulamadan yararlanmak için, mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulaması’na kayıtlı olmaları gerekmektedir. e-Arşiv uygulamasından yararlanmak isteyen mükellefler, kendilerine uygun, aşağıda yer alan yöntemlerden birini seçebilirler.

• Özel Entegrasyon Yöntemi: Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin, bilgi işlem sistemi vasıtası ile e-Arşiv Fatura uygulaması yöntemidir. e-Arşiv Fatura kullanmak isteyen mükellefler mali mühür sertifikası ile entegratör firmalara başvuru yapılması yeterlidir. (Özel entegratör yönetimi seçenlerin ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmazlar.) e-Arşiv Fatura hizmetini özel entegratör vasıtasıyla alan mükellefler, fatura ve elektronik arşiv raporlarında özel entegratörün mali mührünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler.
• Bilgi İşlem Sistemi Entegrasyonu Yöntemi: Kendi bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcıların, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Arşiv Uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabildikleri yararlanma yöntemidir. (Bu yöntemden yararlanabilmek Gelir idaresi Başkanlığına başvuru yapmak, sonrasında da gerekli testleri geçmek gerekmektedir.)

E-Fatura Nasıl Kesilir?

e-Fatura hakkında bilmeniz gerekenler arasında bulunan şeylerden birisi e-faturanın nasıl kesileceğidir. E-fatura kesmek oldukça kolay bir işlemdir. E-fatura kesmek isteyen firmalar GİB Portal ve Özel Entegratör firmalar üzerinden bir geçiş sağlamaktadır. E-fatura kesmek için firmalar Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne başvurmalı ve mali mühür temin etmelidir. Bunun dışında firmanız bir şahıs şirketiyse e-imza alabilir ve bununla da e-faturaya geçebilirsiniz. E-fatura sistemine geçen firmalar kolay bir şekilde faturalandırmalarını yapabilmektedir.

e-Arşiv Fatura Belge Düzeni Nasıl olur?

Bu Tebliğ kapsamında oluşturulan e-arşiv faturalar da Gelir İdaresi Başkanlığı amblemi, amblemin altında ise “e-Arşiv Fatura” ibaresi bulunacaktır. Elektronik ortamda iletilen faturanın alt kısmında ayrıca “e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir.” ifadesi yazılacaktır. e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında düzenlenen faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi zorunludur.

İlgili: Becommer Amazon Store Kurulum Hizmetleri  

İlgili: Becommer Amazon A Plus Content Hizmetleri

e-Arşiv Fatura olarak düzenlenen belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır. Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır. Birim kodu serbestçe belirlenebilir. Mükellef bünyesinde oluşturulan e-Arşiv Faturalarda aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz. Elektronik ortamda oluşturulan faturanın kâğıt ortamında teslimi halinde baskı işlemi mükellefin kendisi tarafından yapılabilir. İsteyen mükellefler baskı işini anlaşmalı matbaa işletmelerine veya özel entegratörlere de yaptırabilir.

Vergi Usul Kanunu’nun faturanın nizamına ilişkin hükümlerine göre, faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması mecburidir. Bu hükme göre, vergi uygulamaları bakımından faturada imzanın bulunması zorunlu olmakla beraber, faturanın şekil ve nizamına ilişkin esaslara riayet edilmek şartıyla, düzenleme tarihinde imzaya yetkili olanın imzasının notere tasdik ettirilip basım sırasında fatura üzerine yazdırılmak suretiyle faturanın (hazır imzalı olarak) kullanılabilmesi mümkündür.

e-Arşiv Fatura Teslim Süresi Nedir?

e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında düzenlenen fatura kâğıt ortamında teslim edilir. Bu kapsamda, alıcısına malın yanında kâğıt olarak verilen fatura, irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması zorunludur.

e-Arşiv fatura kapsamında elektronik belge biçiminde oluşturulan ve vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen fatura, alıcının rızasına bağlı olarak kâğıt veya elektronik ortamda teslim edilir. Vergi mükellefi olmayan alıcı tarafından elektronik ortamda teslimi istenen fatura internet dâhil olmak üzere her türlü elektronik araç ve ortamlar vasıtasıyla iletilebilir.

Vergi mükellefi olmayanlara yapılan satışlarda fatura, malın teslimi ya da hizmetin ifası anında elektronik ortamda iletiliyorsa müşteriye bu faturanın kâğıt çıktısı verilir. Bu durumda çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Bu imkândan yararlanabilmek için faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi zorunludur.

e-Arşiv Fatura Raporlama Mecburiyeti Var mı?

e-Arşiv izni alan mükellefler ve e-arşiv hizmeti verme konusunda izin alan özel entegratörler, elektronik ortamda oluşturdukları belgelere ilişkin olarak, Başkanlığın www.efatura.gov.tr İnternet adresinde yayımlanan veri formatı ve standardına uygun e-Arşiv Raporunu mali mühür ya da NES ile zaman damgalı olarak onaylamak ve e-Arşiv Kılavuzunda açıklanan yöntem veya yöntemlerle Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine aktarmak zorundadır.

Sadece e-Arşiv Mükellefi Olunabilir mi?

E-fatura kesmek için hem göndericinin hem de alıcının e-fatura mükellefi olmasının gerekliliği söz konusudur. E-fatura mükellefi olmayanlara sadece kağıt fatura yahut e-arşiv fatura düzenlenebilir. E-Arşiv mükellefi olmak için ilk olarak e-fatura mükellefi olunması gerekmektedir.

e-Arşiv Fatura Kime Kesilir?

e-Fatura yalnızca e-fatura mükelleflerine kesilip gönderilebilir. e-Arşiv fatura ise göndericinin e-fatura mükellefi, alıcının ise kağıt fatura kullanıcısı veya son kullanıcı olması durumunda kullanılır. Yani e-arşiv fatura, e-fatura kullanıcısı olmayan mükelleflere kesilir ve gönderilir.

e-Fatura Mükellefi Olan Firmaya e-Arşiv Fatura Kesebilir mi?

Öncelikle bilmelisiniz ki net olarak kesilemez. Mükellef zorunlu olduğu halde e-Fatura’ya geçmemişse gönderici e-Arşiv mükellefi ise e-Arşiv faturası kesmesi zorunludur. Gönderici e-Arşiv mükellefi değil ise kağıt fatura kesebilir ve gönderici bu durumda herhangi bir yaptırımla karşı karşıya kalmamaktadır.

e-Fatura Mükellefine e-Arşiv fatura Kesilme Hatası Nasıl Düzeltilir?

Alıcı olarak böyle bir durum ile karşılaşmanız durumunda karşı tarafın e-Arşiv Faturayı iptal etmesini talep edip e-Fatura düzenlemesi gerektiğini iletebilirsiniz. e-Fatura mükellefine e Arşiv Fatura düzenlemeniz durumunda ise düzenlediğiniz bu belgeyi iptal edip e-Fatura düzenlemeniz gerekir.

e-Fatura Mükellefi e-Arşiv Faturayı Nasıl İptal Eder?

E-faturalar, faturayı gönderen kişi ya da kurum tarafından iptal edilemezler. E-faturaları iptal edebilmek için, faturanın gönderildiği kişi ya da kurumun e-faturayı reddetmesi gereklidir. Alıcı e-Faturayı reddettikten sonra ilgili fatura, e-Fatura İptal Portalı üzerinden kolaylıkla iptal edilebilir.

e-Arşiv Fatura Ne Zaman Tebliğ Edilmiş Sayılır?

Elektronik imzalı tebliğ evrakı, muhatabın elektronik ortamdaki adresine ulaştığı tarihi izleyen 5. günün sonunda tebliğ edilmiş sayılacaktır.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Uygulaması Arasındaki Farklar Nelerdir?

Kısaca açıklamak gerekir ise; e-Fatura’da, sadece sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderilebilir ve alınabilir. e-Arşiv ise e-Fatura kapsamı dışındaki firma ve tüketicilere kesilen faturaların da elektronik ortamda düzenlenmesini ve ikinci nüshasının elektronik olarak muhafaza ve ibraz edilmesini sağlar.

e-Fatura

• Kâğıt baskısı hukuken bir değer ifade etmez.
• GİB aracılık görevi görür.
• Formatı zorunludur.
• Mali mühür kullanılır.
• GİB veya Özel entegratör kullanılır.
• Kullanımı belirli şartlarda zorunludur.

e-Arşiv Fatura

• Elektronik belge olarak basılır.
• GİB’e rapor verilir. Serbest format kullanılır.
• Zaman dalgası ve mali mühür ile onaylanıp muhafaza altına alınır.
• Özel entegratör veya kendi bilgi sistemi kullanılır.
• Kullanımı internet üzerinden satış yapanlar dışında isteğe bağlıdır.

e-Arşiv Fatura’nın Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

• e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar, tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturup kanuni süresi boyunca elektronik ortamda saklayabilirler.
• e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar müşterilerine faturalarını uygun koşullar dâhilinde elektronik ortamda gönderebileceği gibi kâğıt olarak da teslim edebilmektedir.
• e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar da zaman, işçilik, düzeltme, tasnif, arşivleme maliyetlerini azaltabilmektedir.
• e-Arşiv fatura uygulaması kapsamında düzenlenen faturanın kâğıt çıktısı üzerine kaşe ve imza tatbik edilmesi, faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve üzerine “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması suretiyle halinde teslim edilmesi durumunda ayrıca irsaliye düzenlenmez.